Som chef ägnar du en stor del av din tid att delta i möten, eller som många skulle uttrycka det, ”sitta i möten”. Olika typer av gruppbaserade arbetssätt ökar stadigt och det ”tvärfunktionella projektet” är en av de vanligaste lösningarna på att integrera kunskap och fatta beslut. Sverige ligger i topp som ett av de mest ”gruppintensiva” länderna i världen och många grupper som arbetar tillsammans, många möten. Studier indikerar att ca 30 procent av arbetstiden för tjänstemän läggs på möten, för chefer ofta något eller mycket större del av tiden.
Om dåliga möten har det pratats och skrivits en del om under de senaste åren, detta i takt med att mötesfrekvensen ökat vilket kostar miljarder. Flera olika studier visar också sorliga resultat för hur möten upplevs. Hälften av mötesdeltagare uppfattar mötestiden som ineffektiv och ungefär hälften av alla möten saknar tydligt syfte och mål.
Mötesmarodören
Hur kan något som vi gör så ofta upplevas som svårt och problematiskt? Varför finner vi oss i dåliga möten? Det finns flera förklaringar till det men först ett tips – här är fyra enkla sätt att sabba vilket möte som helst.
- Kom försent
Låt de andra vänta på att du ska komma, hoppas att mötesledare inte startar mötet på utsatt tid utan väntar in dig. Det sänder signaler till de andra om att deras tid inte är viktig och det här mötet är faktiskt inte viktigt heller, så vad gör vi här? Sluta inte heller på utsatt tid utan dra över tiden utan att kommentera detta.
- ”Pilla” med mobilen
Läs mejl, kolla sociala medier, scrolla och swajpa medan andra pratar. Om du är riktigt ute efter att sabba så svarar du faktiskt i telefonen når någon ringer. Gärna med kommentaren, du jag sitter i möte kan jag ringa upp dig senare!
- Prata om ovidkommande saker
Ha ingen agenda eller följ inte agendan, börja bara prata rakt ut, gärna om jobbrelaterat snack men inte det specifika som mötet ska eller bör handla om. Se också till att skapa osäkerhet kring vilka beslut som fattas. Var så otydlig du bara kan!
- Bjud in brett
Bjud in många till mötet med orden ”det vore bra om du var med på det här mötet” vilket indikerar att det är oklart varför just den inbjudna är med och vad hen ska bidra med.
Framgångsreceptet är naturligtvis att göra det motsatta. Varför gör vi då inte det? Mötet är ett mikrokosmos av organisationskulturen. Formella och informella strukturer möts. För att en grupp ska fungera riktigt bra tillsammans krävs trygghet, trygghet skapar genom tydlighet. Ofta har vi ju möten inte bara med våra närmaste kollegor utan andra personer vi inte känner alls eller lika väl. I möten omsätts trygghet till tydliga mål med mötet, tydliga ramar, när börjar och slutar mötet, tydlighet kring vilka som är där och varför samt den sociala miljön, andra deltagares beteende. Vem styr ditt beteende, ja naturligtvis du själv. I tipsen ovan för att sabba mötet är just otydlighet och hanteringen av sociala relationer det som tar tar alldeles för stor plats, då blir uppgiftsfokus mindre, och mötet ineffektivt och dåligt.
Vad kan chefen göra?
Ofta måste du som chef vara tydligare än du tror, det gäller även i mötesledning. Trots att svenskt arbetsliv är så mötesintensivt har endast en mindre andel utbildning i hur man leder eller deltar i möten. För bra möten handlar inte bara om att passivt ”sitta i möten”, det handlar om att aktivt delta, fråga när du inte förstår eller tror att en punkt måste fördjupas, påminna om ramar och tider, säga till varandra när vi kommer försent och pillar med mobilen. I organisationer med spelregler för möten upplevs mötestiden som mer effektivt använd.
Glöm inte heller att du har viktiga variabler som tiden och rummet. En kort paus, möbleringen, ändrade platser, stå och gå möten har alla omedelbar effekt på innehållet. Och sist men inte minst, utvärdera mötet, lägg några minuter på slutet, hur var mötet? Uppnådde vi målet, vilka beslut togs, gav mötet energi?
Möten ställer krav, de ska de göra, jag är säker på att med bättre möten skulle vi få färre möten, av två anledningar. Det kräver mera, möten är inget man ”sitter i” vilket betyder att vi nog tänker oss för innan vi kallar till ett möte. Mycket kan lösas utan ett formellt möte samt att effektfulla möten med största sannolikhet leder till att vi löser viktiga problem, fattar tydliga beslut och får den information vi behöver.
En svensk friskolekoncern har fem principer för lärande vilket går ut på att barnen alltid ska sträva efter att vara: Aktiva, samarbetsvilliga, positiva, förberedda och punktliga. Det är också allt som krävs för att få till bra möten med en trygg möteskultur. Klarar barnen det, klarar vi det!
