Fyra enkla sätt att sabba mötet

Som chef  ägnar du en stor del av din tid att delta i möten, eller som många skulle uttrycka det, ”sitta i möten”. Olika typer av gruppbaserade arbetssätt ökar stadigt och det ”tvärfunktionella projektet” är en av de vanligaste lösningarna på att integrera kunskap och fatta beslut. Sverige ligger i topp som ett av de mest ”gruppintensiva” länderna i världen och många grupper som arbetar tillsammans, många möten. Studier indikerar att ca 30 procent av arbetstiden för tjänstemän läggs på möten, för chefer ofta något eller mycket större del av tiden.

Om dåliga möten har det pratats och skrivits en del om under de senaste åren, detta i takt med att mötesfrekvensen ökat vilket kostar miljarder. Flera olika studier visar också sorliga resultat för hur möten upplevs. Hälften av mötesdeltagare uppfattar mötestiden som ineffektiv och ungefär hälften av alla möten saknar tydligt syfte och mål.

Mötesmarodören

Hur kan något som vi gör så ofta upplevas som svårt och problematiskt? Varför finner vi oss i dåliga möten? Det finns flera förklaringar till det men först ett tips – här är fyra enkla sätt att sabba vilket möte som helst.

  1. Kom försent
    Låt de andra vänta på att du ska komma, hoppas att mötesledare inte startar mötet på utsatt tid utan väntar in dig. Det sänder signaler till de andra om att deras tid inte är viktig och det här mötet är faktiskt inte viktigt heller, så vad gör vi här? Sluta inte heller på utsatt tid utan dra över tiden utan att kommentera detta.
  1. ”Pilla” med mobilen
    Läs mejl, kolla sociala medier, scrolla och swajpa medan andra pratar. Om du är riktigt ute efter att sabba så svarar du faktiskt i telefonen når någon ringer. Gärna med kommentaren, du jag sitter i möte kan jag ringa upp dig senare!
  1. Prata om ovidkommande saker
    Ha ingen agenda eller följ inte agendan, börja bara prata rakt ut, gärna om jobbrelaterat snack men inte det specifika som mötet ska eller bör handla om. Se också till att skapa osäkerhet kring vilka beslut som fattas. Var så otydlig du bara kan!
  1. Bjud in brett
    Bjud in många till mötet med orden ”det vore bra om du var med på det här mötet” vilket indikerar att det är oklart varför just den inbjudna är med och vad hen ska bidra med.

Framgångsreceptet är naturligtvis att göra det motsatta. Varför gör vi då inte det? Mötet är ett mikrokosmos av organisationskulturen. Formella och informella strukturer möts. För att en grupp ska fungera riktigt bra tillsammans krävs trygghet, trygghet skapar genom tydlighet. Ofta har vi ju möten inte bara med våra närmaste kollegor utan andra personer vi inte känner alls eller lika väl. I möten omsätts trygghet till tydliga mål med mötet, tydliga ramar, när börjar och slutar mötet, tydlighet kring vilka som är där och varför samt den sociala miljön, andra deltagares beteende. Vem styr ditt beteende, ja naturligtvis du själv.  I tipsen ovan för att sabba mötet är just otydlighet och hanteringen av sociala relationer det som tar tar alldeles för stor plats, då blir uppgiftsfokus mindre, och mötet ineffektivt och dåligt.

Vad kan chefen göra?

Ofta måste du som chef vara tydligare än du tror, det gäller även i mötesledning. Trots att svenskt arbetsliv är så mötesintensivt har endast en mindre andel utbildning i hur man leder eller deltar i möten. För bra möten handlar inte bara om att passivt ”sitta i möten”, det handlar om att aktivt delta, fråga när du inte förstår eller tror att en punkt måste fördjupas, påminna om ramar och tider, säga till varandra när vi kommer försent och pillar med mobilen.  I organisationer med spelregler för möten upplevs mötestiden som mer effektivt använd.

Glöm inte heller att du har viktiga variabler som tiden och rummet. En kort paus, möbleringen, ändrade platser, stå och gå möten har alla omedelbar effekt på innehållet. Och sist men inte minst, utvärdera mötet, lägg några minuter på slutet, hur var mötet? Uppnådde vi målet, vilka beslut togs, gav mötet energi?

Möten ställer krav, de ska de göra, jag är säker på att med bättre möten skulle vi få färre möten, av två anledningar. Det kräver mera, möten är inget man ”sitter i” vilket betyder att vi nog tänker oss för innan vi kallar till ett möte. Mycket kan lösas utan ett formellt möte samt att effektfulla möten med största sannolikhet leder till att vi löser viktiga problem, fattar tydliga beslut och får den information vi behöver.

En svensk friskolekoncern har fem principer för lärande vilket går ut på att barnen alltid ska sträva efter att vara: Aktiva, samarbetsvilliga, positiva, förberedda och punktliga. Det är också allt som krävs för att få till bra möten med en trygg möteskultur. Klarar barnen det, klarar vi det!

/0 Kommentarer/av

Vem delar du dina utmaningar med?

Just nu befinner jag mig i en intensiv period av resor i landet där jag möter många chefer. Varje gång jag träffar chefer på våra kursdagar och seminarier slås jag av vilken kraft som deltagarna får ”bara” av att prata med varandra. Att få byta erfarenheter och se sina egna utmaningar med andras ögon tror jag många gånger ger deltagarna den allra största nyttan av de aktiviteter vi anordnar.

Och kanske är det inte så konstigt. I en vardag som rullar på med många uppgifter att hantera, kan det vara svårt att som chef ta sig tid till reflektion enskilt eller tillsammans med andra. Du kanske inte heller har någon chefskollega att stöta och blöta dina utmaningar och dilemman med på hemmaplan.

Chefer upplever att de ibland är ensamma med sina funderingar. Men oavsett sektor, bransch eller verksamhet har chefer otroligt mycket gemensamt. Som kurs- och seminarieledare är det en stor glädje att bevittna när chefer med hjälp av andra chefer hittar nya och ibland helt oprövade sätt att komma vidare med de utmaningar de brottats med en tid.

Min önskan är att alla chefer kan ta sig möjligheten att träffa kollegor från olika verksamheter för att tillsammans få olika perspektiv på sina utmaningar. På Ledarna prövar vi därför under året några större chefskonferenser, där en del av dagen helt kommer att styras av de utmaningar eller dilemman chefer själva bidrar med. Tanken är att upp till 100 chefer, vid varje tillfälle, delar med sig av sina erfarenheter, tankar, tips och råd som vi kan sprida till alla Sveriges chefer. Det kallar jag kunskapsdelning!

Vem delar du dina utmaningar och dilemman med som uppstår i din chefsroll?

/1 Kommentar/av

Florence Nightingale jobbar inte här.

, , , ,

Det finns en historisk belastning som överskuggar alla lönediskussioner för yrken inom offentlig sektor. Eftersom verksamheten är skattefinansierad ska lönerna hållas tillbaka och eftersom innehållet i arbetet är så spännande och intressant kan man förvänta sig att människor ska arbeta för lägre lön. Dessutom finns det där med ”kakan som är liten men säker”, som fortfarande sprider bilden av att anställningsvillkoren är tryggare i offentlig sektor och att lönerna därmed kan vara lägre.

Men kanske är det äntligen dags att göra upp med allt detta.

Offentlig sektor står inför enorma utmaningar de närmaste decennierna när det gäller kompetensförsörjning. Man behöver rekrytera stora skaror av nya medarbetare – och behålla dem som redan finns. Skolan, sjukvården och äldreomsorgen har alla problem med såväl kvantitet som kvalitet i leveransen till medborgarna.

I en ledare i dagens GP sätter Alexandra Boscanin fingret på problemet och pekar på den urholkning av arbetsvillkor, status och löner som lett till att kompetenta medarbetare flyr från verksamheten och att problemen med nyrekrytering bara växer. När man kan, väljer människor  helt enkelt andra arbetsgivare och andra yrken.

Men lösningen ligger inte, som Boscanin föreslår, bara i att staten tillskjuter medel till generella lönepåslag. Lönerna måste upp, men framförallt måste lönespridningen öka. Kompetens, engagemang och kunnande måste belönas, och det ska gå att göra lönekarriär även i välfärdsyrken. Sverige har en av Europas mest sammanpressade lönestrukturer. Bland sjuksköterskor, en av de mest utsatta yrkesgrupperna, kan det skilja bara tusenlappar mellan nyutexaminerade med grundkompetens och specialistkompetenta, erfarna medarbetare.

Lönestrukturen inom välfärdssektorn behöver revideras. Cheferna måste få mandat att höja lönerna ordentligt för de medarbetare som presterar bäst och lämnar störst bidrag.  Möjlighet till kompetensutveckling, inflytande på arbetssituationen och en tydlig karriärstege behöver kopplas till en modig och framtidsinriktad lönepolitik.

Florence Nightingales dagar är över. Det går inte att räkna med människors idealism, lönerna måste vara konkurrenskraftiga. Idag slösar vi bort pengar på ständiga rekryteringsprocesser, bemanningstjänster och övertid . Låt istället cheferna få fullt mandat att arbeta med lön som en del av verksamhetsutvecklingen, och betala vad kostar att ha en stabil och relevant bemanning.

 

 

/1 Kommentar/av

Säkra arbetsplatsen mot sexuella trakasserier

, , ,

Sedan oktober 2017 har otroligt mycket arbete gjorts för att skapa trygga arbetsplatser. Ingen ska längre behöva gå till sitt jobb och räkna med att bli exkluderad, trakasserad eller diskriminerad. Policies och handlingsplaner har reviderats, diskussionsmaterial har utvecklats, samverkansmöten mellan många olika parter har genomförts, undersökningar startats, anmälningar hanterats och idéer och metoder utbytts.

Det är fantastiskt.
Siffror visar att uppskattningsvis var tredje person, sedan oktober, har pratat om sexuella trakasserier. Hur många gjorde det innan #metoo?

Jag träffar i mitt jobb många chefer som efterfrågar kunskap om sexuella trakasserier, ofta juridisk sådan. Vad är det egentligen som gäller och hur tangerar arbetsmiljölagstiftningen och diskrimineringslagstiftningen varandra?
Det lagstadgade arbetet är viktigt. Det är ju själva grunden för våra verksamheter. Kraven på att ha policies och handlingsplaner på plats när det väl händer är tydliga, i båda lagstiftningarna.

Men det är inte där det händer. Förändringen sker i det dagliga arbetet, och min uppmaning till alla chefer är därför att också arbeta med kulturen. Det är tryggt att ägna sin tid åt pappersarbetet, det kan dessutom skapa en känsla av att göra skillnad. Men det kommer att spela mindre roll om vi inte samtidigt utmanar oss i att jobba tillsammans med medarbetare, skyddsombud och andra fackliga företrädare.
För lika tydliga som kraven är på vad arbetsgivaren ska ha på plats i form av dokument, lika tydliga är kraven på att jobba förebyggande.
För att se till att inga kränkningar eller trakasserier förekommer så är det helt avgörande att ni tillsammans skapar en miljö av tillit och trygghet. En inkluderande organisation utmärks av en upplevelse av rättvisa, respekt, tillit, trygghet, värdesättande och tillhörighet. Det arbetet handlar mycket om samverkan, om samtal och att utmana rådande normer och attityder. Kanhända är chefen mindre van vid att arbeta med det.

Arbeta medvetet med härskartekniker

Ett råd till dig som chef är att du skaffar dig kunskap om härskartekniker. Det finns flera orsaker till det.

• Du lär dig identifiera exkluderande beteenden snabbt. Att ha nolltolerans för vissa beteenden innebär att inte ett enda tillfälle får gå obemärkt förbi. Exkluderande beteenden som till exempel förminskade skämt och jargong, osynliggörande, skuldbeläggande och ett sexualiserat språk är grogrund för trakasserier och överhuvudtaget alltid skadligt för arbetsmiljön. Om du som chef kan se och ta diskussionen direkt när det sker, har du mycket vunnet i att skapa en god arbetsmiljö. Kom ihåg att härskartekniker kan utövas både subtilt och tydligt, omedvetet och medvetet.

• Du lär dig strategier för att motverka maktutövning i vardagen och kan istället hitta sätt som ni i gruppen kan bekräfta varandra för att sträva mot inkludering.

• Kunskapen hjälper dig att förstå vad som hänt om du får en anmälan om sexuella trakasserier. För den som anmäler kan det vara svårt att sätta ord på vad som faktiskt hänt, eftersom utsatthet ibland kan upplevas som en diffus känsla. Dessutom finns det ofta en känsla av skam och skuld där du som chef kan hjälpa till att sätta fokus på det egentliga problemet.
Se till att nyckelpersoner som chefer, skyddsombud har kunskapen och bjud in dina medarbetare till diskussioner om accepterat och oaccepterat beteende med utgångspunkt från härskarteknikerna. På så sätt kan du starta den dialog som krävs för att påbörja resan mot en inkluderande organisation.

Fler råd rörande arbetet mot sexuella trakasserier finns i vår chefsguide.

Och i podden ”I spåren av metoo – det här måste chefen göra”.

Jag vill även tipsa om boken Fem härskartekniker Femtio motståndsstrategier som Rebecka Bohlin och Sara Berg.

/0 Kommentarer/av

Vi måste prata om Benny

För ett par veckor sedan kom den tragiska nyheten att chefen för Kulturhuset Stadsteatern hade tagit sitt liv. Benny Fredriksson avgick i höstas efter vad som kan betraktas som ett mediedrev mot honom för hans, som vissa hävdade, dåliga ledarskap. Jag vet ingenting om Benny Fredrikssons ledarskap mer än det jag kunnat läsa i media och detta är inget försvar för Benny Fredriksson. Däremot är den ett upprop till alla som är chef över chefer att ta ett mycket större ansvar för ditt ledarskap, i form av det stöd och den trygghet du ger till de du leder.

Det verkar finnas en utbredd föreställning om att chefer själva inte behöver någon chef och att få stöd från. Chefer ska på sin höjd styras och stödjas genom att bedömas utifrån ett ensidigt resultatfokus. Alltför många chefer vittnar om en dålig relation och bristande stöd från sin egen chef, otydliga uppdrag och bristande kommunikation som tar sig uttryck i att det går för lång tid mellan samtal och avstämningar och att chefens chef abdikerar från svårare frågor kring konflikter och dilemman (”hen vill inte höra det”). Ju högre upp i chefshierarkin man kommer desto värre tycks det bli.

Myten om chefen och ledarskapet

Vad beror detta på? Det tycks lätt att styras av både egna och andras mer eller mindre schablonmässiga och ensidiga bilder och förväntningar kring chefsrollen, inte sällan kopplade till en allt för förenklad och reducerad föreställning kring vad en organisation är. Är det någon kategori av arbetstagare som behöver stöd är det ju chefer med sitt viktiga och ofta komplexa uppdrag med personalansvar och resultatansvar. Men myten om chefs- och ledarskapet är stark och utbredd, många studier visar det, inte minst Mats Alvesson, professor i företagsekonomi vid Lunds Universitet. I en studie intervjuade de chefer om vad de gör. De framhöll sitt ledarskap: jobba med företags­kulturer, strategiska frågor, få folk att växa med mera. Närmare studier visade att de mest satt i ­möten och höll på med administration: budgetar, it-system, ekonomirapportering, personalplanering med mera. Det är inget fel med det, problemet uppstår när myterna krockar med verkligheten.

Dagens organisationer och dess ledarskap härstammar ur den industriella revolutionen. Det var en tid när verksamheter var förutsägbara och stabila till sin karaktär, de kunde överblickas, styras och kontrolleras uppifrån av ledning och chefer. Detta är ju naturligtvis till viss del sant även idag, men inte enbart. Organisationer är också levande system med en hög grad av komplexitet och oförutsägbarhet. De innehåller en mängd relationer, kopplingar och samband som är svårt för den enskilde att överblicka eller styra. Där pågår ett stort antal olika processer och interaktioner samtidigt där nya situationer och behov uppstår som direkt eller indirekt påverkar både helheten och olika delar. Därav vikten av allt tätare samtal och avstämningar mellan chef och medarbetare och naturligtvis mellan chef och chef.

I fallet Benny Fredriksson skriver Inga-Britt Ahlenius i DN om vikten av en professionell styrelse när det blåser hårt kring en vd. ”Styrelsen borde antingen ställt sig bakom sin vd, som ju utsetts av styrelsen, försvarat honom och formulerat just de omdömen som presenterats efter hans död. Om hans begåvning, om hans nyskapande förmåga, om hans stora betydelse för Stadsteaterns framgång. Tagit strid för honom, han var ju styrelsens man, styrelsen hade ju själv utsett honom. Eller så borde de ha avgått tillsammans med honom för att markera sitt ansvar för de problem som identifierats i ledningen av Kulturhuset Stadsteatern och i teaterns kultur”. Ahlenius ger uttryck för behovet av ett gemensamt ansvarstagande och problemlösande och att ingen chef oavsett nivå ska behöva stå själv, framför allt inte när det blåser.

 Fyra tips om du är chefer över chefer:

  • Avsätt tid för regelbundna och täta avstämningsmöten, sätt agendan tillsammans så är ni säkra på att det som är viktigt för båda parter ges utrymme.
  • Ägna lika mycket tid åt att prata om chefens ledarskap för hens medarbetare som att prata om resultat och prestation.
  • Återkom regelbundet till uppdraget, har det förändrat sig? Använd gärna vår checklista för uppdragsdialog.
  • Fråga hur ditt stöd fungerar. Be om återkoppling.
/0 Kommentarer/av